SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA 

 PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

SEJARAH PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

PT Astra International Tbk (“Perseroan”) didirikan pada tahun 1957 dengan nama PT Astra International Incorporated.  Pada tahun 1990, Perseroan mengubah namanya menjadi PT Astra International Tbk.Perusahaan ini telah tercatat di Bursa Efek Jakarta sejak tanggal 4 April1990. Saat ini mayoritas kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Jardine Cycle & Carriage's sebesar 50,1%.

Perseroan berdomisili di Jakarta, Indonesia, dengan kantor pusat di JI. Gaya Motor Raya No. 8, Sunter II, Jakarta. Ruang lingkup kegiatan Perseroan seperti yang tertuang dalam Anggaran Dasarnya adalah perdagangan umum, perindustrian, jasa pertambangan, pengangkutan, pertanian, pembangunan dan jasa konsultasi.Ruang lingkup kegiatan utama entitas anak meliputi perakitan dan penyaluran mobil, sepeda motor berikut suku cadangnya, penjualan dan penyewaan alat berat, pertambangan dan jasa terkait, pengembangan perkebunan, jasa keuangan, infrastruktur dan teknologi informasi.PT Toyota Astra Motor adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota.Saat ini, PT. TAM mempunyai cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta.PT Toyota Astra Motorsendiri mempunyai divisi - divisi yang menangani penjualan produk ke pelanggan.Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia.

PT TOYOTA ASTRA MOTOR

Perusahaan besar milik PT Astra Honda Motor yang merupakan sinergi keunggulan teknologi dan jaringan pemasaran di Indonesia, sebuah pengembangan kerjasama antara Honda Motor Company Limited, Jepang dan PT Astra International Tbk, Indonesia. Keunggulan teknologi Honda Motor tidak terlepas dari peran sistem teknologi informasi yang dikembangkan untuk mampu menjawab kebutuhan-kebutuhan perusahaan dan pelanggan. Astra International sendiri memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang kebutuhan para pemakai sepeda motor di Indonesia, berkat sistem jaringan pemasaran dan pengalamannya yang luas. Astra juga mampu memfasilitasi pembelian dan memberikan pelayanan purna jual sedemikian rupa sehingga brand Honda semakin unggul.

PT Astra Honda Motor merupakan satu contoh perusahaan yang telah menerapkan database Oracle dengan system terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan yang cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem informasi manajemen PT Astra Honda Motor, selain itu pengaplikasian ERP (enterprise resources planing) dengan sistem yg telah ada, juga menambah manfaat yang dirasakan oleh AHM, karena setiap pertengahan bulan AHM sudah memperoleh informasi dari bagian pemasaran mengenai jumlah motor yang akan dijual bulan depan. Dengan kondisi seperti ini bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi termasuk jumlah komponen yang dibutuhkan dan menginformasikan kepada 120 perusahaan pemasok mengenai kebutuhan tersebut. Dalam mengaplikasikan ERP, AHM menggunakan e-mail sebagai media untuk mengetahui informasi yang diberikan oleh bagian pemasaran karena lokasi pabrik berada di Cikarang dan bagian pemasaran AHM  berada di Jakarta.  Dalam hubungan AHM dengan vendor ternyata masih ada yang dilakukan tanpa online. Dokumen pemesanan (purchasing order/PO) diberikan setiap kali vendor mengirimkan komponen ke pabrik. PO ini dilengkapi dengan BCT (Bar Code Text) yang pada saat bersamaan memberi instruksi untuk pengiriman berikutnya yang harus dipenuhi oleh vendor.  Dalam BCT memuat nama vendor, nama suku cadang jumlah dan jam delivery-nya. Untuk menjaga hubungan komunikasi dengan vendor AHM masih menggunakan telepon dan faximile dan belum menggunakan internet.

Dengan persaingan yang semakin ketat dan banyaknya usaha pemasaran yang dilakukan oleh masing-masing perusahaan untuk mendapatkan hasil penjualan yang setinggi-tingginya, maka PT Astra Honda Motor yang merupakan hasil dari kerjasama antara Honda Motor Company Limited, Jepang dan PT Astra International Tbk, Indonesia berusaha untuk mencapai penjualan yang tinggi di mata konsumen, dengan terjalinnya kerjsama antara keempat instansi tersebut maka kualitas product semakin unggul di mata konsumen, suksesnya PT Astra Honda Motor tersebut juga tidak lepas dari peran Sistem Informasi manajemen yang bertujuan untuk  mengetahui jumlah product yang akan diproduksi oleh perusahaan dan permintaan konsumen.

PT Astra Honda Motor menerapkan database Oracle (Data Base adalah sebuah bank data yang di jangkau oleh system. Database memuat seluruh data perusahaan yang peranannya sangat penting, bagi kelancaran organisasi , sehingga dibutuhkan suatu manajemen pengolahan yang baik)dengan system terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan yang cukup sesuai kebutuhan dan sistem informasi manajemen PT Astra Honda Motor, selain itu AHM menggunakan ERP (enterprise resources planing), gunanya ialah untuk mengetahui motor yang akan dijual bulan depan, sehingga bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi termasuk jumlah komponen yang dbutuhkan, dan kemudian dapat diinformasikan kepada pemasok

Dalam mengaplikasikan ERP, AHM menggunakan e-mail sebagai media untuk mengetahui informasi yang diberikan oleh bagian pemasaran. Dokumen pemesanan (purchasing order/PO) diberikan setiap kali vendor mengirimkan komponen ke pabrik. Untuk menjaga hubungan komunikasi dengan vendor AHM masih menggunakan telepon dan faximile dan belum menggunakan internet.

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengolahan data,informasipelanggan PTToyotaAstraMotor  masih menggunakan pencatatan secara spreadsheet.  Data yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan juga  pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan untuk menginformasikan data dan juga pelaporan.MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanandata MDP (Monthly Delivery Plan) secara online kepada user yang berada di Toyota Astra Motor, Main Dealer,  Zone serta  Dealer Cabang.Data MDP berisi data rencana produksi kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu. Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun dealer Cabang. Dengan diimplementasikan sistem MDP  Online ini, banyak manfaat yang diperoleh PT ToyotaAstraMotor dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-kertas untuk pendistribusian secara  hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan, penghematan tinta  printer berkaitan denganpendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada  customer karena pihak 60 dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP, proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah menerima data MDP, proses MDP  resived lebih cepat untuk proses pengiriman atau pembatalan pengiriman dari  main dealer/dealer yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinyahanya dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam.  Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada  main dealer atau dealarmengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu  main dealer atau dealer, memberikan janji delivery kepada customer. Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapatmencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui  Monthly Delivery Plan (MDP).

APLIKATOR YANG DIGUNAKAN PTTOYOTA ASTRA MOTOR 

Didalam perusahaan ini terdapat tiga peran aktor,yaitu:

a.     Admin gudang,yaitu orang yang bertugas dan memiliki hak akses untukmengelola data mobil dan mengelola data user

b.     Admin toyota,yaitu orang yang bertugas untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan

c.      Manager, yaitu orang yang bertugas untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan penjualan.

PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANEJEMEN PTTOYOTA ASTRA MOTOR 

Secara garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan dapat membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan.Sistem informasi terintegrasi dianggap dapat mendukung manajemenstrategis perusahaan mencapai target meningkatkan profit.  Beberapa alasan penerapan sistem informasi perusahaan antara lain :

a.     Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran, finansial, level manajemen, dan lainnya

b.     Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen dalam organisasi perusahaan.

c.      Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal perusahaan untuk mendukung proses “decision making” yang lebih cepat dan aktual pada berbagai level dalam organisasi.

d.     Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi dalam pengambilan keputusan

e.      Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat merangkap dengan jabatan administratifnya.

f.       Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan memaksimalkan penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan struktur organisasi dan standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat sekaligus dijadikan dasar perbandingan komparatif dengan yang diterapkan kompetitor.

Di samping alasan penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa kendala bagi perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih antara lain:

a.     Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau pengalaman tertentu yang dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem informasi yang diterapkan perusahaan beserta komputasi pengolahan data

b.     Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem informasi.

c.      Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih membutuhkan biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi perusahaan.

d.     Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja masing-masing unit untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.

e.      Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem informasi yang diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan saat diperlukan perubahan sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit apa saja yang kinerjanya mungkin menurun jika dipaksa dengan standar penerapan sistem informasi tersebut.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PT. TOYOTA ASTRA MOTOR

Kelebihannya antara lain:

a.     Mampu mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana komunikasi yang tepat demi produktifitas perusahaan.

b.     Perangkat lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa fungsi bisnis perusahaan.

c.      Mampu mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga mempermudah pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang kompleks.

Sedangkan kekurangan penerapan SI adalah

a.     Kustomisasi software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada perusahaan tertentu diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang dijalankan atau dikombinasikan dengan perubahan alur kerjanya.

b.     Penerapan SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat, instalasi program, biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai maintenance teknologi sistem ERP.

c.      Penggunaan data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap perusakan sistem yang mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan sistem keamanan dan hacker merubah sistem program ERP dengan tujuan tertentu maka dapat mengancam kelancaran kinerja pada suatu fungsi dalam perusahaan.